I only found out about it yesterday :-(

It comes as a complete Virtual Machine with the following installed:

- Windows Server 2003 R2 with SP2

- Microsoft SQL Server 2005

- Microsoft Visual Studio 2005

- The complete Microsoft Office 2007 suite (including Outlook 2007)

- Microsoft CRM 4.0 CTP3 (this is a pre-release version of course!)

Here is the link (you need a PartnerSource login to enter):

https://mbs.microsoft.com/Cms/Templates/document/General.aspx?NRMODE=Published&NRNODEGUID={5E2315DC-AA3E-4726-B69B-9F4B1AFF1F48}&NRORIGINALURL=/partnersource/products/mscrm/newsevents/news/CRM4VirtualPCImageCTP3Beta.htm&NRCACHEHINT=Guest

Have fun with it!

PS: Has anyone found out how to customize entities with this version? I can not find the link, even as CRM Admin!

Got this in my inbox today:

Microsoft have updated the CRM Virtual PC Demonstration image - http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=a8edfc7b-01d8-4500-845b-01370d4eed21&DisplayLang=en

This one is set to expire 30th June 2008.

Happy downloading!

Olivier

Here is the link to my LinkedIn public profile. Feel free to ask me to be in your connections if you want

Hello everyone,

Well, I know some people around me are gonna hate the fact I removed my old blog (which was not quite old since it worked with DNN 4) because they now have to update their RSS link to point out to the new feed.

Anyway, I managed to find out a new blogging engine (SubText) since I was not happy with the blog module coming in DNN and didn't want to spend money on something that should be free (thanks to the democracy), so I installed it and I am very happy as of now!

So, if you're looking for a cool blogging engine that supports Microsoft Live Writer, be sure to check out this site: http://www.subtextproject.com/

I should be able to reimport my old blog posts from my (now dead) DNN blog engine in a couple of days (I should maybe try to create a web project in ASP.Net that would do this automatically...oh well, enough is enough for now).

Stay tuned for more to come!

Olivier

Maintenant que nous avons compris à quoi correspond la couche des métadonnées, nous pouvons commencer nos customisations par l’ajout d’un attribut sur un formulaire (nous verrons ensuite comment la « metabase » se met à jour automatiquement avec le nouvel attribut).

Pour commencer, nous allons modifier l’entité, ou l’objet, « contact » de Microsoft CRM et lui ajouter quelques attributs (voir le tableau ci-dessous) ; pour ce faire, il faut se connecter au CRM avec un utilisateur qui a les droits de customisation.

Une fois connecté au CRM :

a) Il faut cliquer sur le lien « Paramètres »

b) Choisir l’option « Personnalisation » dans le menu de gauche de Microsoft CRM pour accéder à la section de personnalisation de l’outil.

c) Une fois dans cette section, il faut sélectionner l’option « Personnaliser les entités » pour accéder à l’écran de personnalisation des entités.

Figure 3 : Personnaliser les entités

L’écran de personnalisation des entités donne une liste de toutes les entités pouvant être customisées ; pour ajouter un attribut à l’entité « contact », il suffit de double-cliquer sur la ligne « contact » dans la liste (voir figure 4).

Figure 4 : Liste des entités customisables

Un nouvel écran apparaît après avoir double-cliqué sur la ligne « contact » ci-dessus (voir figure 5) :

Figure 5 : Entité contact

Sur le côté gauche de ce nouvel écran, on peut apercevoir une série de menus :

· Informations : donne des renseignements sur l’entité, tels que le nom de l’entité, son appartenance (utilisateur ou organisation), le nom de l’entité dans le schéma (le nom de la table SQL), etc. ; c’est via ce menu également que l’on peut modifier le nom de l’entité (par exemple : compte peut devenir société, etc.)

· Formulaires et vues : permet de modifier ou de créer des vues (des requêtes) ou de modifier les formulaires existants

· Attributs : permet de modifier ou de créer des attributs (des champs)

· Relations : permet de voir ou de créer des relations entre les entités (existantes ou nouvelles)

· Messages : permet de modifier l’aide et tous les messages du système (à utiliser impérativement lorsqu’on renomme une entité, pour éviter d’avoir une désynchronisation entre le nom de l’entité affichée et l’aide aux utilisateurs)

Figure 6 : Liste des attributs de l'entité

Il va de soi que pour la création d’un nouvel attribut, nous devons passer par le menu « attributs » de l’entité ; une fois que l’on a cliqué sur le lien, on se retrouve devant la liste de tous les attributs existants pour l’entité « contact ».

Que retrouve-t-on sur cet écran ? Nous voyons plusieurs colonnes dont les plus importantes sont les 3 premières, à savoir le nom du schéma, le nom complet et le type.

Quelle est la signification de ces 3 colonnes ?

· Nom du schéma : c’est littéralement le nom du champ dans la table « contact »

· Nom complet : c’est le libellé de l’attribut qui apparaît à l’écran (celui-ci est toujours modifiable par après)

· Type : c’est le type de l’attribut (identique au type lors de la création d’un champ en SQL)

Voici les différents types possibles d’un attribut dans Microsoft CRM 3.0 :

Tableau 1 : Types d'attribut

Il existe d’autres types tels que « owner », « customer », etc. qui sont créés automatiquement par le système lors de la création de relations entre entités mais nous n’allons pas nous en occuper dans ce document.

Figure 7 : Création d'un nouvel attribut

Pour ce premier exemple, nous allons créer une série de nouveaux attributs que nous utiliserons tout au long de ce document ; pour créer un attribut, il suffit de cliquer sur le bouton « nouveau » et, au nouvel écran, de remplir les différents champs nécessaires à la création de l’attribut :

Figure 8 : Enregistrement d'un nouvel attribut

Une fois chaque champ défini, il suffit de cliquer sur un des boutons de sauvegarde situés sur la barre de menu de l’écran :

Voici les paramètres à utiliser pour notre exemple :

Tableau 2 : Attributs de l'exemple 1

A quoi vont-nous servir ces nouveaux attributs ? Voici une petite explication.

Tout le monde sait, après avoir utilisé Microsoft CRM, que lorsqu’on crée un contact à partir d’un compte client, l’adresse principale du contact est héritée du compte, et ceci grâce à la relation système qui existe entre ces 2 entités (ce point n’est pas abordé dans ce document) ; mais que se passe-t-il si on crée un contact et puis qu’on le relie à compte client existant ? L’adresse principale n’est tout simplement pas reprise automatiquement. De plus, si on modifie l’adresse du compte, aucune des adresses des contacts liés n’est mise à jour !

Les attributs que nous venons de rajouter vont dès lors nous permettre de pallier à ces 2 problèmes (beaucoup de clients me demandent ces customisations, qui sont, pour eux, une aide précieuse à l’encodage), et ils seront utilisés dans un « callout » et dans une règle de « workflow » (le déploiement de celui-ci sera expliqué pas à pas).

Revenons à notre base de données « metabase » et voyons les modifications qui y ont été apportée : pour ce faire, il suffit de faire tourner la requête suivante sur la base de données XX_METABASE :

select a.*, 'typename' = at.Description, 'isquoted' = at.Quoted 
from Entity e 
join Attribute a on (e.EntityId = a.EntityId) 
join AttributeTypes at on (a.AttributeTypeId = at.AttributeTypeId) 
where e.Name = 'contact 
and a.VisibleToPlatform = 1 
order by a.ColumnNumber

Voici, en partie, le résultat de cette requête (certaines colonnes et lignes ont été retirées pour plus de lisibilité) :

Tableau 3 : Résultat de la requête sur la metabase

On constate d’après le résultat ci-dessus que la « metabase » n’a pas changé, elle reflète simplement le changement qui a été effectué dans la couche de données (donc dans la base de données XX_MSCRM). Ainsi, quelque soit le nombre d’attributs ajoutés et/ou supprimés, la « metabase » assure la synchronisation (et par la même la stabilité complète) entre la couche présentation et la couche de données : la plateforme Microsoft CRM sera ainsi toujours à jour !

Figure 9 : Accès aux formulaires et vues

Maintenant que nos attributs ont été créés, il nous reste à les ajouter sur le formulaire ; ceci se fait via le menu « Formulaires et vues » de l’entité (voir figure 9).

Dans la partie de droite de la figure 9, on peut apercevoir toutes les vues créées par le système (dont la vue par défaut) ainsi que tous les formulaires existants (par défaut, il n’y a qu’un seul formulaire pour chaque entité).

Pour modifier le formulaire de l’entité « contact », il suffit de double-cliquer sur la ligne « Formulaire » dans l’écran de droite pour accéder au formulaire en mode « design » (comme dans Access).

Une fois dans le mode « design » du formulaire, on a la possibilité de créer ou de supprimer des champs via le menu de droite (voir figure 10) :

Figure 10 : Formulaire en mode design

Figure 11 : Liste des attributs pour l'entité contact

Pour ajouter un champ existant, il suffit de cliquer sur le lien « Ajouter des champs » dans le menu de droite, pour voir apparaître la liste de tous les attributs du système (dont ceux que nous avons créés, voir figure 11).

On voit qu’un de nos 2 attributs (« A jour ») est disponible dans la liste de tous les attributs de l’entité ; ainsi, pour l’ajouter au formulaire, il suffit de le sélectionner (le cocher, plusieurs attributs pouvant être cochés), de lui spécifier l’onglet sur lequel il doit apparaître (l’onglet « Général » étant le premier onglet du formulaire, voir figure 10) et la section à laquelle le champ choisi appartiendra (choisir la section « Adresse » pour nos 2 attributs). Une fois les attributs sélectionnés et attribués au bon onglet et à la bonne section, il suffit de cliquer sur le bouton OK pour revenir à l’écran précédent.

Voici à quoi ressemble notre formulaire suite à l’ajout des 2 attributs « A jour » et « Adresse du compte » et après la suppression de quelques attributs non désirés :

Figure 12 : Ajout des 2 attributs au formulaire contact

L’écran est OK, il suffit de cliquer sur un des boutons d’enregistrement situés dans la barre de menu du haut pour enregistrer les changements (voir figure 10) ; ensuite, à l’écran des vues disponibles, cliquer également sur le bouton d’enregistrement pour fermer la fenêtre de modification de l’entité « contact » et revenir à la liste des entités modifiables (voir figure 4).

Maintenant que notre formulaire a été modifié, il faut encore « publier » les changements pour que la couche présentation soit synchronisée avec la metabase ; pour ce faire, il suffit de sélectionner l’entité « contact » dans la liste des entités (voir figure 4) et de cliquer sur le bouton « publier » situé dans la barre de menu, juste au-dessus de la liste des entités :

Figure 13 : Bouton de publication

Lorsque l’utilisateur clique sur ce bouton, le processus de synchronisation se met en marche et le site Web est coupé pendant quelques secondes (équivalent à la commande « iisreset »).

Figure 14 : Publications des customisations en cours

Une fois la publication terminée, on peut apercevoir le résultat directement en ouvrant un contact existant, ou en créant un nouveau contact :

Figure 15 : Formulaire contact après publication des customisations

Et voilà !

Olivier

Qu’est-ce qu’un attribut ? Un attribut dans Microsoft CRM peut être vu comme un champ (« field ») dans Microsoft Access ou SQL Server.

Figure 1 : Bases de données de Microsoft CRM

En effet, lors de la création d’un nouvel attribut, Microsoft CRM va réellement créer un nouveau champ dans la table correspondante à l’entité modifiée (une entité = un objet au sens POO ou une table au sens base de données).

Voyons de plus près comment cela se présente dans SQL Server : lors de l’installation de Microsoft CRM, le programme d’installation vous demande le nom de la société (de l’organisation) ; ce nom est utilisé lors de la création des 2 bases de données utilisées par Microsoft CRM (il est utilisé comme préfixe dans le nom complet de chacune des bases de données) comme on peut le voir sur la figure 1 (dans notre exemple, l’organisation s’appelle TEST).

A quoi correspondent ces 2 bases de données et quels sont leur rôle respectif ?

Il faut savoir que Microsoft CRM 3.0 est une plateforme autant qu’un produit ; ainsi, étant donné que chaque société a son propre mode de fonctionnement, Microsoft a décidé de créer une plateforme pouvant être « customisable » afin de s’adapter aux besoins de chaque société, quel que soit son business.

Dès lors, Microsoft a du, très tôt (dès la version 1.0), réfléchir à l’architecture de cette plateforme afin de garantir une grande souplesse de customisation : c’est le rôle de la « metabase » (Microsoft CRM est donc, fort logiquement, appelé application de métadonnées (« metadata »).

La metabase est une couche logicielle placée entre la couche présentation (les écrans) et la couche de données (les données encodées se trouvant dans la base de données XX_MSCRM).

Figure 2 : Architecture en couches

Prenons un schéma pour mieux comprendre cette architecture en couches :

A quoi sert une couche de métadonnées ? Cette couche sert essentiellement de s’affranchir de toute modification faite à la couche des données. Ainsi, si on ajoute un nouveau champ à une des tables dans la couche des données (représentée par la base de données XX_MSCRM), l’application continuera à fonctionner sans problèmes grâce à la couche des métadonnées (c’est elle qui « guide » l’affichage dans la couche présentation).

Définition : métadonnée = description de la structure des données.

A bientôt pour plus de choses !

Olivier

Les différents posts qui vont suivre porteront sur des exemples concrets de customisations, extrêmement faciles à mettre en oeuvre et directement utilisables chez vos clients.

Ce sont des customisations qui ont été développées par moi-même dans le cadre de l'implémentation de plusieurs solutions Microsoft CRM chez quelques-uns de nos clients.

Les outils nécessaires sont :

• Visual Studio 2003 avec Reporting Services 2000 ou 2005
• Un environnement de développement et/ou de test complet et configuré avec Windows Server 2003 et Microsoft CRM 3.0 (moi j'utilise une VM installée par mes soins, mais vous pouvez utiliser la VM gratuite de démo de Microsoft [Mai 2006?])
• Une machine cliente permettant de tester les customisations à distance (c'est toujours mieux que directement sur le serveur) avec Windows XP et si possible Outlook 2003 ou supérieur (j'utilise également une autre VM faite par mes soins)

Un fichier Word complet sera fourni une fois tous les posts publiés pour ceux qui veulent les lire en off-line.

A bientôt,

Olivier

As I'm configuring our company's internal ISA Server 2006 (front-end server), I encountered the following error while trying to access our internal web site from a remote connection: KB924374

After some research, I found the following article describing how to enable users' authentication over HTTP in ISA Server 2006: Link

Oliver

Hello everyone,

Today I've received a call from one of our client's main office in Luxemburg, telling me that the 4000 people using Microsoft Outlook were having some 'difficulties' working with it!

It happens that, after some analysis, most of the MSCRM users Outlook clients were making 20000 requests in one second (yes: 20000rq/s ) on the Exchange servers (which are in cluster!)... and the Exchange servers could not cope anymore with the additional workload.

Anyway, they called Microsoft and an engineer worked out the solution for them: the KB #916566

KB916566

I recommend using either method 1 since I think that auto-tagging is a useful feature (but method 2 might be helpful as well... anyone having to say something about it?).

A test on the 4 'out of the top 10 most request makers' users with method 3 proved to be efficient (they were not in the 'top 10' anymore ) so it's up to your infrastructure team to test on a small group of users before going into production!

Olivier

Since I still work next week, I won't shout 'a Happy New Year' yet

Mister O.

Hello all,

As I have already said so to one of my client, the fact that the Settings tab & Calendar menu are disappearing from the CRM Web Access when Microsoft Outlook is running (with the CRM module installed) is 'by design'!

Of course, this is not quite obvious for everyone! And I don't see why it has been made like this

Anyway, I've always used the SiteMap 'hack' to display the Settings tab when Outlook is running (remove the Client=”Web” setting for the Settings area in the SiteMap.xml file) but now, I've found an interesting post on the Microsoft Dynamics CRM Team blog that deals with this 'problem'.

You can find it here: Link

Happy 'hacking'

Mister O.

Hey buddies!

Friday (the 1st of December) I received an email from Greg Nichols about the final version of Update Rollup 1, which is now available publicly on Microsoft Downloads site!

To download the latest UR1, follow this link:

Update Rollup 1 for Microsoft CRM 3.0

And for the KB article, follow this one:

KB922815

Thanks Greg & the whole development team at Microsoft!

Oliver

As some blogs as already said it, the new version of Microsoft CRM (the 3.0C version, don't know why 'C'?) which is compatible with Microsoft Office 2007 & Microsoft Vista will be released around the end of December (22nd seems to be the 'official' date).

You can read more about it here: Next to be released<

Or here (in French): Club MSCRM

Mr. O

Hello everyone,

Today, we'll see how to swap automatically the 'To' & 'From' fields when one is creating a new phone call in Microsoft CRM 3.0.

What is the reason to do this? Well, consider a HR service using Microsoft CRM internally, for phone call reception purposes; suppose 15 people are in the service to receive all the phone calls and to create all these calls in Microsoft CRM as soon as they answer them...

You see now where you can gain some time&nbsp;by automatically switching the phone call direction from 'Outgoing' to 'Incoming', as well as the 'To' & 'From' lookups; here is the default phone call creation form, with the direction set to 'Outgoing' (default):

Some people might say that you just need to switch the direction attribute through the customization screen, but this will not automatically switch the 'To' & 'From' fields!

To swith these 2 fields, you have to use the SwapLookups() function used within Microsoft CRM 3.0 (this function is not publicly available or described but you can find it in the following file: CRM_web_folder\Activities\Activity.js):

function SwapLookups( oLookupA, oLookupB )
{
	var swapStyle = "single
	if ( oLookupA.lookupstyle.toLowerCase() == "multi" && oLookupB.lookupstyle.toLowerCase() == "multi" )
	{
		swapStyle = "multi";
	}
	var aoLookupAItems = oLookupA.Items();
	var aoLookupBItems = oLookupB.Items();
	if ( swapStyle == "single" && ( aoLookupAItems.length > 1 || aoLookupBItems.length > 1 ) )
	{
		if( !openStdDlg( "/Activities/dlg_confirm_swap.aspx", null, 350, 250) )
		{
			return false;
		}
		aoLookupAItems = TrimLookup( aoLookupAItems );
		aoLookupBItems = TrimLookup( aoLookupBItems );
	}
	oLookupA.Clear();
	oLookupA.AddItems( aoLookupBItems );
	oLookupB.Clear();
	oLookupB.AddItems( aoLookupAItems );

	return true;
}

Here is the code to copy/paste in your form's OnLoad() event:

/* FormType = 1 is a creation form */
if (crmForm.FormType == 1)
{
	try
	{
		/* Swap the two fields using Microsoft SwapLookups method */
		if (!SwapLookups( crmForm.all.from, crmForm.all.to ))
		{
			/* Unsuccessful swap-- restore the original incoming/outgoing direction. */
			crmForm.all.directioncode.DataValue = !crmForm.all.directioncode.DataValue;
		}
	}
	catch(e)
	{
		alert ("Field\u003a directioncode-Error\u003a " + e.description);
	}
}

And here is the result after saving & publishing the changes:

Of course, make use of this code at your own risk and I will not be responsible for the damages that can occur on your systems

Next "how-to" in the pipe is: How-to clone a phone call (scheduled for ?????? ) so stay tuned...

Olivier

BE AWARE, THIS CUSTOMIZATION IS NOT SUPPORTED BY MICROSOFT

Sometimes, customers don't want to maximize the email screen to full screen... but the problem of not maximizing the email message is that the email body is very small:

Since then, one of my customer wanted me to resize the email body to a specific size (expressed in pixels) so they do not have to resize the email message to full screen; this was accomplished by modifying the controls.css file located under the _forms\controls directory (put any size in front of the height property, such as 500px [DO NOT FORGET THE 'px' AT THE END!]):

But there is a drawback to this approach: a new vertical scroll bar appears in the screen, so it is up to your customer to decide whether it prefers a scroll bar to a click on the maximize button!

Olivier

After having read that Microsoft Office 2007 was going RTM, I can't wait to test the new Microsoft CRM Outlook client with its redesigned toolbox (one which integrates truly in the totally cool ribbon )

Here is the French link to the RTM announcement: Labo Microsoft

Here is the English link to the RTM announcement: Office 2007 RTM

And here is a link to one screenshot of the new Outlook toolbox: ICU MSCRM

And here is a link to the compatibility roadmap: Roadmap<

I already saw the integration on one Microsoft laptop in France (a Microsoft France employee had it) but I have not been able to test it yet...

Olivier